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海洋地質調查局 – 項目管理系統

客戶背景

廣州海洋局是從事國家基礎性、公益性和戰略性海洋地質調查的科研機構。擁有各類專業技術人員696人,高級技術人員115人,中科院工程院士1人,是個學者專家云集的知識密集型單位。

由于工作的特點或者說海洋地質調查工作的專屬性,它的工作包括國家下達的科研任務,生產任務和來自市場的施工任務,都是以項目的形式進行管理。

需求與目標

項目管理包括立項、設計、野外資料采集、資料處理、資料解釋與綜合分析、報告編寫與編圖、成果評審、資料歸檔匯交8個環節,每一個環節按照ISO9001全面質量管理的要求,都有明確的標準、程序、量化指標與責任人,產生合乎質量要求的文件——統稱質量紀錄。

項目管理是個大課題,天翎公司與海洋局正確地規定本期系統開發目標,對雙方、對項目的順利進展都非常重要。經過會議聽與會的正副總工、各處所領導談所期望的需求,和項目組走訪個部門收集的意見,我們把項目管理系統的開發目標概括成:為所有與項目管理相關的各級領導,業務處所,工程技術人員提供一個方便工作、相互協調、共同協作的統一的項目管理平臺。

這個平臺給參加項目的工作人員提供工作方便,同時也給各級領導管理和控制項目進程提供方便,這就是本次項目管理系統開發應達到的總體目標。具體操作是為海洋局按照ISO9001與自身特點制定的每個環節所必須完成的質量記錄,提供方便(表樣、文本編輯),促進質量記錄的完成并維護保存它們。

總體目標的實現體現在完成如下幾方面的開發:

  • 所有項目管理環節凡涉及表單生成的地方要提供適用、樸素、穩定、靈活的錄入界面。這個表單也許涉及多個部門,多個工作人員協作完成,需要在權限與流程的控制下,要求相關部門或個人完成屬于他應填寫的那一部分。如果不是表單而是文稿,要提供文稿編寫器(一般為Microsoft Word)的支持及文件的統一管理功能。
  • 對已完成或未完成的表單、文稿,要有方便的查詢功能,以便項目參加人員和各級領導隨時查詢,監督項目進程。
  • 項目進程中,所有環節都生成完整合格的質量紀錄,因此要求有靈活的查詢統計功能,并按照規定的格式生成匯交文檔。
  • 系統支持協調與合作,因此要求能夠定義各層次人員對于質量記錄及相關文檔所擁有的權限,定義好維護人員、審閱人員及一般查閱人員,確保信息真實、準確并及時得到更新。
  • 為各級領導和業務人員用計算機進行項目管理創造條件,除要求科學地保存并管理所有在項目管理進程中產生的紀錄,還希望有海洋局配合,將項目管理所涉及的外部文件、內部文件,以便于全文檢索的方式錄入計算機系統,使工作人員不必到資料處或到保管質量手冊的部門借閱資料,在自己的機器中就可查閱到需要了解的信息。

系統解決方案

  • 提供強大的工作流程管理功能,保證流程的擴展與銜接,以實現對現有計劃業務全流程的支持和優化;
  • 提供豐富的表單功能,適應計劃管理不同階段、不同環節對數據錄入修改的需要;
  • 報表數據和公式自定義,并應用Excel報表組件分析業務數據滿足靈活的報表分析的要求;
  • 提供強大的檢索查詢,并自動生成報表,滿足工作需要;
  • 系統提供靈活的權限控制框架和流程定義滿足權限和流程控制要求。

應用效果

通過本次項目的實施,徹底改變了以前半電子化、半手工的工作模式,極大地提高了工作效率。由于工作流引擎對每一個業務處理環節進行了詳細記錄,從而使得管理人員能夠準確的監管工作人員的工作情況,實現實時工作任務的跟蹤和分析。實時全面掌控各部門的工作辦理狀態,及時發現問題及時解決。


*案例內容僅為部分展示,如需了解具體詳情或更多案例,請聯系天翎!

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